Vorbereitung der Ausreise: Wie aus einer Idee ein konkretes Projekt wird
Logbuch-Eintrag 5 - Projektlogbuch Olasiti
Vorbereitung der Ausreise: Wie aus einer Idee ein konkretes Projekt wird
Bevor wir nach Olasiti reisen konnten, lag bereits ein langer Weg hinter uns. Denn eine Projektausreise entsteht nicht spontan – sie ist das Ergebnis vieler Monate intensiver Vorbereitung, Abstimmung und Planung.
Der Anfang: Eine Idee nimmt Form an
Die Grundlage für unser Projekt wurde bereits Ende 2024 gelegt.
Beim Regionalgruppentreffen in Leipzig berichtete ein Mitglied unseres Teams von einem Aufenthalt vor Ort in Olasiti. Die Eindrücke und Bilder aus der Region machten schnell deutlich, dass hier konkreter Handlungsbedarf besteht.
Parallel stand ein weiteres Projekt in Kenia zur Diskussion. Nach intensiver Abwägung fiel die Entscheidung schließlich auf Olasiti – der Startpunkt für alles, was folgte.
Erste Schritte: Struktur schaffen und Wissen aufbauen
Zu Beginn des Jahres 2025 wurde der Entschluss gefasst, eine Projektausreise vorzubereiten. Ein wichtiger Bestandteil dabei war der Ausreiseworkshop von Ingenieure ohne Grenzen, der in Leipzig stattfand.
Dieser Workshop ist verpflichtend für alle Ausreisenden und vermittelt die notwendigen Grundlagen für die Projektarbeit. Dazu gehören unter anderem:
- Aufbau und Strukturen von Ingenieure ohne Grenzen
- Ablauf und Phasen eines Projekts
- Stakeholderanalyse und Zusammenarbeit vor Ort
(also die systematische Betrachtung aller beteiligten Akteure – z. B. Community, lokale Organisationen oder Behörden – und deren Einbindung in das Projekt) - Medizinische Vorbereitung und Gesundheitsvorsorge
- Kommunikation und interkulturelle Zusammenarbeit (Planspiele)
- Reise- und Budgetplanung
Damit bildet der Workshop die Basis, um sich fachlich und organisatorisch auf die Ausreise vorzubereiten.
Von der Idee zum Projekt: Antrag und Pitch
Parallel zur inhaltlichen Vorbereitung wurde Anfang 2025 die offizielle Projektbewerbung bei der Geschäftsstelle eingereicht. Ein zentraler Bestandteil ist dabei der sogenannte Pitch (eine strukturierte Präsentation, in der das Projekt vorgestellt, begründet und gegenüber der Organisation verteidigt wird). Hier stellen wir unsere Projektidee vor, erläutern den Bedarf vor Ort und zeigen auf, warum genau dieses Projekt sinnvoll und notwendig ist. Dieser Schritt ist entscheidend, da er sicherstellt, dass Projekte zielgerichtet, nachhaltig und im Sinne der Organisation umgesetzt werden.
Realität der Planung: Herausforderungen und Anpassungen
Ursprünglich war die Ausreise bereits für September geplant.
Im Laufe der Vorbereitung wurde jedoch deutlich, dass dieser Zeitplan nicht realistisch ist.
Die Gründe dafür waren vielfältig:
- Prozesse waren noch nicht vollständig aufgebaut
- Budgetplanung war noch nicht abgeschlossen
- Schulungen und Weiterbildungen liefen noch
- Verfügbarkeit im Projektteam war begrenzt
Diese Erkenntnisse führten dazu, den Zeitplan anzupassen und die Vorbereitung weiter zu vertiefen.
Detailarbeit: Der Projektausreise-Antrag
Im weiteren Verlauf wurde ein detaillierter Projektausreise-Antrag erstellt
(ein formaler Antrag innerhalb von Ingenieure ohne Grenzen, der die geplante Ausreise inhaltlich, organisatorisch und finanziell beschreibt und zur Freigabe eingereicht wird).
Dieser umfasst unter anderem:
- eine vollständige Budgetplanung
- einen konkreten Zeitplan für jeden Tag der Ausreise
- geplante Termine mit lokalen Unternehmen und Partnern
- geplante Untersuchungen und Messungen
Beispielsweise müssen für geplante Wasseranalysen auch entsprechende Kosten und organisatorische Abläufe im Voraus berücksichtigt werden.
Zusammenarbeit vor Ort
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern.
Für unser Projekt konnten wir die Organisation Friends of Pastoralism gewinnen
(eine lokale Partnerorganisation, die die Gegebenheiten vor Ort kennt und die Umsetzung des Projekts unterstützt).
Gemeinsam wurden wichtige Punkte abgestimmt, darunter:
- Transport und Fahrzeugorganisation
- Tagesplanung vor Ort
- Terminvereinbarungen mit lokalen Unternehmen
- Einblicke in verfügbare Materialien und Bauweisen
Diese Zusammenarbeit ermöglicht es uns, die lokalen Gegebenheiten realistisch zu verstehen und unsere Planung daran auszurichten.
Finanzierung: Ein eigener Kraftakt
Nach der Einreichung des Projekts stand zunächst fest:
Eine vollständige Finanzierung durch die Organisation ist nicht möglich.
Das bedeutete für uns, selbst aktiv zu werden.
Die Finanzierung setzte sich letztlich aus mehreren Bausteinen zusammen:
- private Spenden (u. a. über GoFundMe)
- Unterstützung aus dem persönlichen Umfeld und der Regionalgruppe
- eine Spende der Bahnstiftung
- finanzielle Unterstützung durch die HTWK Leipzig
- Bereitstellung von Flugtickets durch Emirates
- ergänzende Mittel aus dem Programm „Schulen“ von Ingenieure ohne Grenzen
Bis zum Jahresende konnten so die notwendigen Mittel zusammengetragen werden.
Die konkrete Vorbereitung der Ausreise
Nach der finalen Zusage begann die intensive Detailplanung – mit einem Zeitfenster von etwa zwei Monaten.
Diese umfasste sowohl inhaltliche als auch organisatorische Aspekte:
Inhaltlich:
- detaillierte Wochenplanung
- Festlegung der zu besuchenden Unternehmen
- Erstellung von Fragenkatalogen für Interviews vor Ort
Organisatorisch:
- medizinische Untersuchungen (z. B. tropenmedizinische Checks)
- Visa und Reisedokumente
- Reiseapotheke
- Unterkunfts- und Fahrzeugbuchung
Zudem wurde das Team in drei Kompetenzgruppen aufgeteilt
(fachliche Arbeitsbereiche innerhalb von Ingenieure ohne Grenzen, die unterschiedliche technische Schwerpunkte abdecken):
- Erneuerbare Energien
- WASH (Wasser, Sanitär und Hygiene)
(ein zentraler Bereich der Entwicklungszusammenarbeit, der sich mit der sicheren Versorgung mit Trinkwasser sowie sanitären Einrichtungen befasst) - Hochbau
Diese Struktur ermöglicht eine gezielte fachliche Vorbereitung und klare Aufgabenverteilung während der Ausreise.
Unerwarteter Start der Reise
Selbst die Abreise verlief nicht wie geplant.
Kurz vor dem Abflug kam es zu geopolitischen Entwicklungen, die zu Einschränkungen im Flugverkehr führten.
Die ursprünglich geplante Route über Dubai war nicht mehr möglich.
Stattdessen musste kurzfristig eine alternative Verbindung über Addis Abeba organisiert werden.
Ein erstes Beispiel dafür, wie flexibel man in solchen Projekten bleiben muss.
Fazit: Vorbereitung ist der Schlüssel
Die Vorbereitung der Ausreise hat deutlich gezeigt:
Ein Projekt wie dieses besteht zu einem großen Teil aus Planung, Abstimmung und Organisation – lange bevor die eigentliche Arbeit vor Ort beginnt.
Gleichzeitig schafft genau diese Vorbereitung die Grundlage dafür, dass die Zeit vor Ort effektiv genutzt werden kann und nachhaltige Lösungen entstehen.
Danke, dass ihr diesen Weg mitgeht
Bildung ist keine kurzfristige Hilfe.
Sie ist eine Investition in langfristige Entwicklung.
Wenn ihr unser Projekt unterstützen möchtet, helft ihr nicht nur beim Bau einer Schule, sondern auch beim Aufbau von Zukunftsperspektiven.
👉 Spendenzweck: KEN-IOG16 – Olasiti School
👉 Weitere Informationen im Projektlogbuch
Ausblick
In der nächsten Woche nehmen wir euch mit auf die Ausreise selbst – und zeigen, welche Eindrücke uns vor Ort erwartet haben.